Definition

«Persönliche Kommunikation» umfasst den Austausch von sachgemässen Informationen, die präzise und konsistent an alle Beteiligten übermittelt werden.

Zweck

Die Kompetenz «Persönliche Kommunikation» versetzt den Einzelnen in die Lage, in unterschiedlichen Situationen effizient und effektiv mit verschiedenen Zielgruppen und über verschiedene Kulturen hinweg zu kommunizieren.

Beschreibung

Die persönliche Kommunikation beschreibt die wichtigsten Aspekte einer effektiven Kommunikation. Sowohl Inhalt als auch Art zu kommunizieren (Tonfall, Kanal und Informationsmenge) müssen verständlich und angemessen für das Zielpublikum sein. Der Einzelne muss sicherstellen, dass die Botschaften verstanden wurden, durch aktives Zuhören beim Zielpublikum und durch Einholung von Feedback. Der Einzelne setzt sich für eine offene und ehrliche Kommunikation ein und ist in der Lage unterschiedliche Kommunikationsmittel einzusetzen (Präsentationen, Meetings, Schriftform usw.). Er kann einschätzen, in welcher Situation welches Mittel angemessen ist. 

Kompetenzindikatoren

Eindeutige und strukturierte Informationen an andere weitergeben und deren gleiches Verständnis sicherstellen

Eindeutige Informationen weiterzugeben bedeutet, die Informationen so zu strukturieren und zu übersetzen, dass der Empfänger sie verstehen und verwenden kann. Der Einzelne muss eine logische und strukturierte Art der Kommunikation nutzen, um das Verständnis sicherzustellen. Der Einzelne muss die Bestätigung erhalten, dass der Informationsempfänger die Botschaft wie beabsichtigt verstanden hat. Das bedeutet, sich auf den Empfänger zu konzentrieren und nicht auf die Information selbst und wenn nötig, sich die übermittelte Botschaft bestätigen zu lassen.

Messgrössen

• Strukturiert Informationen abhängig von der Zielgruppe und der Situation logisch
• Verwendet in der Kommunikation passende Bilder, Geschichten, Metaphern o.ä.
• Verwendet eine leicht verständliche Sprache
• Setzt öffentliche Reden und Präsentationen sinnvoll ein
• Führt Coaching und Schulungen durch
• Leitet und moderiert Besprechungen
• Nutzt Visualisierung, Körpersprache und Intonation, um Botschaften zu unterstützen und zu betonen

Offene Kommunikation ermöglichen und fördern

Eine offene Kommunikation zu fördern bedeutet, andere aktiv einzuladen, einen Beitrag zu leisten und ihre Meinung zu relevanten Themen zu äussern. Dazu ist eine vertrauensvolle Atmosphäre nötig, damit die Menschen ihre Ideen und Meinungen äussern können, ohne zurückgewiesen, bestraft oder ausgelacht zu werden. Es sollte klargestellt werden, wann und wie andere Personen die Freiheit haben und/oder dazu aufgefordert werden Ideen, Emotionen und/oder Meinungen vorzuschlagen und zu welchen Zeitpunkten dies weniger angemessen ist. In letzteren Situationen sollten die Personen und ihre Beiträge dennoch respektvoll behandelt werden.

Zuhören und Feedback geben bedeutet Chancen zu nutzen, um Meinungen kennenzulernen und auszutauschen. Der Einzelne hat ein aufrichtiges Interesse an den Sichtweisen anderer und schafft einen offenen und informellen Rahmen für Feedback. Der Einzelne sorgt dafür, dass die Menschen und ihre Meinungen geschätzt werden.

Messgrössen

• Schafft eine offene und respektvolle Atmosphäre
• Hört aktiv und geduldig zu, bestätigt was gehört wurde, wiederholt das Gehörte in eigenen Worten und stellt sicher, dass es richtig verstanden wird
• Unterbricht nicht und fängt nicht zu sprechen an während andere reden
• Ist offen und zeigt ernsthaftes Interesse an neuen Ideen
• Bestätigt, dass die Botschaft/Information verstanden wurde oder bittet wenn nötig um Klärung, Beispiele und/oder Details
• Stellt klar, wann, wo und wie Ideen, Emotionen und Meinungen willkommen sind
• Stellt klar, wie mit Ideen und Meinungen umgegangen wird

Kommunikationsarten und -kanäle auswählen, um die Bedürfnisse der Zielgruppe, der Situation und der Führungsebene zu erfüllen

Der Einzelne wählt eine für das Zielpublikum angemessene Art der Kommunikation. Der Einzelne besitzt die Fähigkeit, auf verschiedenen Ebenen und Kanälen zu kommunizieren. Formelle oder informelle, neutrale oder emotionale Kommunikation sollte abgewogen werden, ebenso wie die Frage, ob eine schriftliche, mündliche oder visuelle Kommunikation am besten geeignet ist.

Messgrössen

• Wählt geeignete Kommunikationsarten und -kanäle abhängig von der Zielgruppe aus
• Kommuniziert entsprechend
• Überwacht und steuert die Kommunikation
• Verändert die Kommunikationsarten und -kanäle, abhängig von der jeweiligen Situation

Mit virtuellen Teams effektiv kommunizieren

Ein virtuelles Team besteht aus Personen, die in verschiedenen Zeitzonen, an verschiedenen Orten und/oder in verschiedenen Organisationen arbeiten. Die Kommunikation in virtuellen Teams ist eine spezielle Herausforderung, da sich nicht alle Mitglieder in der gleichen Umgebung und/oder Organisation befinden und sie über verschiedene Organisationen, Städte, Länder und Kontinente verteilt sein können.

Die Kommunikation zwischen den Mitgliedern virtueller Teams ist häufig asynchron und nicht persönlich und findet mithilfe moderner Kommunikationstechnologien statt. Die Kommunikationsverfahren müssen Aspekte wie Sprache, Kanal, Inhalt, interkultureller Kontext und Zeitzonen berücksichtigen.

Messgrössen

• Nutzt moderne Kommunikationstechnologie wie beispielsweise Webinare, Telekonferenzen, Chats oder Cloud-Computing
• Definiert eindeutige Kommunikationsprozesse und -verfahren und erhält diese aufrecht
• Fördert den Zusammenhalt und die Teambildung

Humor und Perspektivenwechsel angemessen anwenden

Die Arbeit in Projekten kann oft stressig sein. In der Lage zu sein, Situationen, Probleme und die eigene Arbeit aus unterschiedlichen Perspektiven zu betrachten ist eine wichtige Fähigkeit. Humor gibt den Menschen die Möglichkeit, einen Sinn für verschiedene Perspektiven zu entwickeln – eine Möglichkeit, um zu beurteilen wie gut, schlecht oder wichtig etwas im Vergleich zu anderen Dingen ist. Der Abbau von Spannungen durch Humor fördert häufig die Kooperation und das Treffen von Entscheidungen. Humor ist ein wirkungsvolles Werkzeug, um Spannungen in Situationen abzubauen in denen Konflikte drohen. Wenn Humor zum richtigen Zeitpunkt und respektvoll eingesetzt wird, kann er auch die Kommunikation erleichtern.

Messgrössen

• Wechselt den Blickwinkel in der Kommunikation
• Reduziert Spannungen durch den Einsatz von Humor