Definition

«Organisation, Information und Dokumentation» umfasst die Definition, Einführung und Steuerung der temporären Projektorganisation und umfasst die Definitionen der erforderlichen Rollen und Verantwortlichkeiten sowie einen effektiven Informationsaustausch für die temporäre Organisation.

Die Kompetenz beinhaltet auch die Erstellung und Speicherung von Dokumentation, Strukturen für die Berichterstattung und die projektinternen Kommunikationsabläufe.

Zweck

Die Kompetenz «Organisation, Information und Dokumentation» versetzt den Einzelnen in die Lage, eine leistungsfähige temporäre Organisation aufzubauen, inklusive Organisationsstruktur, Kommunikationsprozesse und Dokumentationsstrukturen.

Beschreibung

Organisation, Information und Dokumentation beschreibt, wie das Projekt organisiert ist und umfasst das Personal und die zugehörigen Kommunikationsprozesse. Die Organisation deckt auch die Rollen, Verantwortlichkeiten und Mandate im Projekt auf verschiedenen Ebenen ab. Meist unterscheidet sie (mindestens) zwischen der Auftraggeberebene, der Projektebene und der Ausführungsebene. Sie beschreibt den (formellen) Informationsfluss zwischen diesen Ebenen, so dass jede Ebene in der Lage ist, die ihr zugewiesene Verantwortung zu übernehmen und Entscheidungen auf der Grundlage qualitativ hochwertiger Informationen zu treffen. Im Normalfall ist die Auftraggeberebene für die Definition von Zielen und Leistungsumfang des Projekts verantwortlich und die Projekt- und Ausführungsebene für die Lieferung qualitativ hochwertiger Ergebnisse.

Damit alle Ebenen optimale Entscheidungen treffen können, sollten sie durch die richtigen, rechtzeitigen und qualitativ hochwertigen Informationen unterstützt werden. Der Einzelne ist für den zeit- und qualitätskonformen Fluss der Informationen verantwortlich. Interne Information, Dokumentation und Kommunikation ist eng mit dem Management der Organisation verknüpft und umfasst die Identifizierung von Informationsbedürfnissen, den Aufbau erforderlicher Prozesse und Informationsstrukturen sowie letztendlich die Überwachung des sicheren internen und externen Informationsflusses (z.B. bei klassifizierten Daten und Informationen).

Kompetenzindikatoren

Bedürfnisse der Stakeholder bezüglich Information und Dokumentation beurteilen und bestimmen

Der Einzelne kennt die enge Verbindung zwischen Information und Organisation und weiss, dass bestimmte Informationsbedürfnisse auch den Bedarf für bestimmte Organisationsstrukturen bestimmen können. So liegt beispielsweise bei Organisationen, die ein Outsourcing mit einem oder mehreren virtuellen Teams betreiben, der Bedarf für einen hohen Informationsaustausch auf der Hand. Es muss sorgfältig darauf geachtet werden, wer welche Informationen erhält – eine Informationsüberflutung einzelner Personen muss vermieden werden. Im Allgemeinen sollten die Stakeholder nur diejenigen Informationen erhalten, die sie benötigen und dies in geeigneter Form. Der Einzelne muss den Bedarf für formelle und informelle Information/Dokumentation unterscheiden können. Die Kenntnis der unternehmenseigenen Strukturen und Prozesse wird automatisch einen Teil der formellen Information und Dokumentation darstellen (Spezifikationen, Pläne, Budgets, Berichte und mehr). Es liegt in der Verantwortung des Einzelnen zu gewährleisten, dass der Informations- und Organisationsbedarf definiert wird.

Messgrössen

• Beurteilt und dokumentiert den Informations- und Dokumentationsbedarf des Projekts
• Führt unterschiedliche formelle und informelle Kommunikationsarten ein
• Legt auf Basis der Bedürfnisse der Organisation die Merkmale des Projekts fest

Struktur, Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt definieren

Der Einzelne kann die temporäre Organisation strukturieren und ist sich über den Einfluss von Governance und von kontextuellen Merkmalen wie z.B. Strategie, Strukturen und Prozesse, Macht und Interesse, Standards und Vorschriften, Kultur und Werte bewusst. Genutzte Technologien, erwartete Lösungen, erforderliche Kompetenzen und die geografische Lage des Teilnehmers werden ebenfalls einen grossen Einfluss auf die Organisationsstruktur haben.

Der Einzelne kennt die Vor- und Nachteile unterschiedlicher Strukturen und ist auch in der Lage, das Design, die Personalausstattung und die Einführung der temporären Organisation zu gestalten. Wenn nötig, werden ein angemessener Governance-Rahmen und eine Governance-Struktur für das Projekt sowie für alle Teilprojekte (sofern vorhanden) eingerichtet. Als Teil dieses Rahmens werden Rollen und Verantwortlichkeiten eindeutig definiert und Entscheidungsbefugnisse und Delegationsebenen festgelegt.

Messgrössen

• Erklärt die grundsätzlichen Möglichkeiten eine temporäre Organisation zu strukturieren
• Entwickelt ein Governance-System
• Definiert die Verantwortlichkeiten der Schlüsselpersonen im Projekt
• Identifiziert Beziehungen und Schnittstellen zu den Corporate Governance-Regeln
• Identifiziert und dokumentiert die Unterschiede zwischen den Linien- und den Projektbefugnissen

Infrastruktur, Prozesse und Informationssysteme aufbauen 

Der Einzelne weiss, wie Kommunikationsprozesse inklusive Rollen und Verantwortlichkeiten sowie alle Regeln und Richtlinien aufzubauen sind, welche internen Informationen kommuniziert werden müssen und zu welchem Zeitpunkt. Zusätzlich werden entsprechende Systeme und Methoden zur Unterstützung der Governance-Regeln eingeführt.

Die Fähigkeit redundante Informationen zu begrenzen und/oder zu verhindern ist ein wichtiges Erfolgskriterium für den Aufbau effizienter Informationsprozesse. Die Informationen müssen einheitlich und eindeutig sein. Informationsinfrastrukturen (Records Management) umfassen die Systeme, Mittel und Methoden, die für die Dokumentation, Speicherung und Kommunikation der internen Informationen erforderlich sind. Informationsinfrastrukturen und IT sind in einer modernen Organisation untrennbar verbunden und folglich ist es wichtig, dass der Einzelne die IT-Systeme und -Richtlinien der Organisation kennt.

Messgrössen

• Erklärt Zweck und Inhalt von Informationsprozessen
• Verteilt interne Informationen mit Hilfe verschiedener Methoden
• Stellt sicher, dass redundante Informationen begrenzt und/oder verhindert werden
• Erklärt die Vorteile verschiedener Arten von Meetings
• Erklärt, was eine Kommunikationsinfrastruktur umfasst
• Führt Planungs- und Steuerungsmechanismen ein (z.B. Dokumentation wichtiger Entscheidungen)

Organisation des Projekts implementieren, überwachen und ggf. anpassen

Der Einzelne weiss, wie er die Projektorganisation, einschliesslich Einführung, Überwachung und Aufrechterhaltung steuern muss. Einführung bedeutet, die zu Beginn definierte Organisationsstruktur einsatzfähig zu machen und dafür zu sorgen, dass sie funktioniert.

Der Bedarf, die temporäre Organisation anzupassen sollte im Lauf des Projekts vorgesehen werden. Jede Struktur ist nur für begrenzte Zeit gültig. Besonders Veränderungen an den kontextuellen Faktoren (wie z.B. Strategie und/oder Macht und Interesse) neigen dazu, sich auf die temporäre Organisation auszuwirken und erfordern Änderungen oder kleine Anpassungen. Durch die fortlaufende Überwachung der Projektumgebung muss der Einzelne den Änderungsbedarf der temporären Organisation aktiv im Auge behalten.

Messgrössen

• Führt neue Organisationsstrukturen ein
• Überwacht die Organisation einschliesslich der beteiligten Rollen
• Passt bei Bedarf die Organisation einschliesslich der beteiligten Rollen an