Définition

La compétence « Organisation, information et documentation » se réfère à la définition, la mise en œuvre et la conduite de l’organisation temporaire du projet, à la définition des rôles et des responsabilités, ainsi qu’à l’échange efficace d’informations destinées à l’organisation temporaire.

Cette compétence comprend aussi la création et le stockage de la documentation, des structures pour les processus de communication interne et des rapports de projet.

Objectif

Le but de cette compétence est de permettre à l’individu de créer une organisation temporaire performante, y compris sa structure organisationnelle, ses processus de communication et ses structures documentaires.

Description

Cette compétence décrit comment le projet est organisé et comprend le personnel et les processus de communication associés. L’organisation couvre également les rôles, les responsabilités et les mandats du projet aux différents niveaux, généralement trois niveaux : le niveau du mandat, le niveau du projet et le niveau de l’exécution. Cette compétence décrit l’information (formelle) qui circule entre ces niveaux, de sorte que chaque niveau est en mesure d’assumer la responsabilité qui lui est confiée et de prendre des décisions basées sur des informations de qualité. Dans la plupart des cas, le niveau du mandant (client) est responsable de la définition de l’objectif et du périmètre du projet, et le niveau de projet est responsable de la fourniture de résultats de grande qualité.

Pour que tus les niveaux parviennent à une prise de décision optimale, tous les niveaux doivent disposer d’une information pertinente, au bon moment et de qualité. L’individu est responsable de la qualité, de la rapidité et du flux de l’information. Les informations internes, la documentation et la communication sont étroitement liées à la gestion de l’organisation et englobent l’identification des besoins d’information, l’établissement des processus nécessaires et les infrastructures d’information et enfin le suivi des flux d’informations internes et externes.

Indicateurs clés de compétence

Evaluer et déterminer les besoins des parties prenantes en matière d’information et de documentation

L’individu connaît le lien étroit entre l’information et l’organisation, et que les besoins d’information peuvent également déterminer la nécessité de structures organisationnelles spécifiques. Par exemple, dans les organisations pratiquant la sous-traitance avec une ou plusieurs équipes virtuelles, la nécessité d’un niveau élevé d’information est évidente. Il faut prendre soin de décider qui obtient quelle information et éviter de surcharger les personnes avec trop d’information. En général, les parties prenantes doivent recevoir uniquement les informations dont elles ont besoin et dans une forme appropriée. L’individu doit discerner les besoins d’information / documentation formelle et informelle. La connaissance des structures et processus de l’entreprise englobe automatiquement une connaissance d’une partie de l’information et de la documentation officielle (spécifications, plans, budgets, rapports et plus). Il est de la responsabilité de l’individu de veiller à ce que les informations et les besoins organisationnels soient définis.

Mesures

• Evalue et documente les besoins d’information et de documentation du projet
• Etablit les différents modes de communication, formels et informels
• Détermine les caractéristiques du projet qui influent sur les besoins organisationnels

Définir la structure, les rôles et les responsabilités au sein du projet

L’individu peut structurer l’organisation temporaire de diverses manières et est conscient des influences des caractéristiques de gouvernance et contextuelles telles que la stratégie, les structures et les processus, le pouvoir et les intérêts, les normes et les règlements, la culture et les valeurs. Les technologies appliquées, les solutions prévues, les compétences requises et la situation géographique du participant auront également un impact significatif sur la conception de la structure organisationnelle.

L’individu connaît les avantages et les inconvénients des différentes structures et est également capable de concevoir, mettre en place une organisation temporaire et la doter en personnel. Si nécessaire, un cadre de gouvernance approprié et une structure seront mis en place pour le projet, ainsi que pour tous les sous-projets (le cas échéant). Dans un tel cadre, les rôles et les responsabilités sont clairement définis, et les autorités chargées de prise de décision et les niveaux de délégation le sont également.

Mesures

• Explique les méthodes de base pour structurer une organisation temporaire
• Elabore un cadre de gouvernance
• Définit les responsabilités des différents membres clés du personnel dans le projet
• Identifie les relations et les interfaces qui existent avec les règles de gouvernance d’entreprise
• Identifie et documente les différences de pouvoirs décisionnels entre la ligne et le projet

Etablir des infrastructures, des processus et des systèmes d’information

L’individu sait comment établir des processus de communication, y compris les rôles et les responsabilités et toutes les règles et lignes directrices pour les informations internes à communiquer, et à quel moment. En outre, des systèmes et des méthodes appropriés sont mis en œuvre pour soutenir les règles de gouvernance.

Comment limiter et / ou empêcher des informations d’être redondantes est un critère clé de succès pour établir des processus d’information efficaces, et l’information doit être cohérente et sans ambiguïté. Les infrastructures d’information (« records management ») comprennent les systèmes, les outils et les méthodes requis pour la documentation, la sauvegarde et la communication de l’information interne. L’infrastructure de l’information et les TI (Technique de l'Information) sont inséparables dans une organisation moderne et, par conséquent, il est essentiel que l’individu soit au courant des systèmes et des politiques TI des entreprises.

Mesures

• Explique le but et le contenu des processus d’information
• Communique l’information interne par le biais de diverses méthodes
• S’assure que l’information redondante soit limitée et / ou éliminée
• Explique les avantages des différents types de réunions
• Explique ce qui est couvert par une infrastructure de communication
• Etablit des mécanismes de planification et de contrôle (par exemple la documentation des décisions importantes)

Mettre en œuvre, surveiller l’organisation du projet et l’ajuster si nécessaire

L’individu sait comment gérer l’organisation du projet, y compris la mise en œuvre, le suivi et le maintien de l’organisation temporaire. La mise en œuvre signifie rendre opérationnelle la structure organisationnelle définie initialement et la rendre fonctionnelle. La nécessité de modifier l’organisation temporaire doit être prévue lorsque le projet évolue. Toute structure donnée d’une organisation n’est valable que pour une période de temps 
limité. En particulier, les changements dans les facteurs contextuels, tels que la stratégie et / ou le pouvoir et l’intérêt, ont tendance à influencer l’organisation temporaire et nécessitent des changements ou des ajustements mineurs. Grâce à la surveillance continue de l’environnement du projet, l’individu peut envisager de manière proactive la nécessité de changements dans l’organisation temporaire.

Mesures

• Met en œuvre de nouvelles structures organisationnelles
• Surveille l’organisation, y compris les rôles concernés
• Ajuste l’organisation, y compris les rôles concernés