Définition

Comme déjà indiqué dans la compétence « Conception de projet », « Planification et contrôle » réunit tous ces éléments dans un plan équilibré dont l’exécution est contrôlée. Le plan est mis à jour régulièrement sur la base des changements qui se produisent au cours du projet ou de son contexte. Le contrôle est régulièrement adapté et amélioré, de sorte que l’individu en garde la maîtrise.

Objectif

Le but de cette compétence est de permettre à l’individu d’établir et de maintenir une vue d’ensemble équilibrée et holistique de la gestion d’un projet. Le maintien de l’équilibre, la cohérence et la performance sont essentiels pour atteindre les résultats convenus.

Description

La compétence de planification et contrôle est une des compétences clé du management de projet. C’est le point où toutes les informations sont collectées et les décisions sont préparées ou prises. De nombreux processus et activités sont décrits (et gérés) en détail dans les autres compétences. Dans cette compétence, ils sont considérés et gérés tous ensemble. Le processus cyclique de base est : planifier, exécuter, évaluer, ajuster, comme cela est décrit dans la boucle de contrôle de la qualité.

D’un point de vue du management de projet, l’accent est sur la planification et l’évaluation. Les informations doivent être collectées et combinées, l’organisation et les équipes respectives doivent être sélectionnées, et des décisions doivent être prises. L’individu doit déterminer comment planifier et mesurer l’effort de management de projet ou encore comment il va gérer le projet. Cela comprend de choisir le bon style de leadership, combien et quoi déléguer, etc. Tout cela est défini dans un ou plusieurs documents décisionnels (vision, feuille de route, plan, etc.) qui doivent être discutés et convenus.

Une fois que le plan de projet est établi, les processus de surveillance doivent être mis en place. Ces processus rassemblent régulièrement des informations sur les progrès réalisés, les finances et l’utilisation des ressources par rapport à la base de référence, le respect de la qualité et autres normes, la satisfaction des parties prenantes, etc. Des rapports réguliers (à la fois par des subordonnés au manager de projet et par le manager de projet aux parties prenantes) sont un élément essentiel de la compétence.

Pour soutenir le processus d’apprentissage continu, l’effort de gestion effectué doit aussi être évalué sur une base régulière. Basées sur ces informations, des modifications peuvent être requises. Un processus de gestion du changement prédéfini et transparent est un autre élément fondamental de la surveillance et du contrôle du projet. Après la bonne fin de chaque phase du cycle du projet, une évaluation doit avoir lieu et un rapport est établi qui indique l’état du projet, les résultats, le succès et les leçons apprises.

Indicateurs clés de compétence

Démarrer un projet, développer un plan de projet et obtenir l’approbation

La phase initiale de tout projet est d’une importance fondamentale, car elle est à la base du succès du projet. Cette phase préparatoire est souvent caractérisée par l’incertitude, des informations vagues ou pas encore disponibles. Les exigences des parties prenantes ne peuvent être déterminées qu’à peu près, leurs attentes sont souvent irréalistes ou non réalisables dans le temps alloué. L’optimisme et l’enthousiasme du début doivent être tempérés par une perspective réaliste. Un style proactif de management de projet, un atelier de lancement (« Kick-off workshop ») bien préparé et efficacement guidé ainsi que le recrutement des bons membres de l’équipe peuvent améliorer les chances de réussite du projet. Dans un ou plusieurs ateliers de lancement, l’accent devrait être mis sur l’élaboration de la charte du projet et la préparation du plan de management de projet ainsi que sur la définition des rôles de l’équipe et du chemin critique pour le projet.

L’individu prépare et planifie le projet. A partir d’une conception préalable au niveau supérieur, l’individu collecte suffisamment d’informations auprès des parties prenantes et des experts, puis analyse, évalue et hiérarchise ces informations pour établir un plan de management de projet global.

Ce plan est basé sur l’information et les décisions concernant les exigences, la qualité, les résultats visés et les contraintes / restrictions, les structures organisationnelles et de la communication, les ressources nécessaires, le budget, la planification et les risques majeurs, etc. Ensuite ce plan doit être évalué et approuvé (y compris les ressources nécessaires, le plan et le budget disponible) pour la phase de démarrage et la phase d’exécution.

Mesures

• Organise le processus de démarrage du projet
• Rassemble toutes les informations requises des parties prenantes et des experts
• Analyse, évalue et hiérarchise l’information
• Organise et anime un atelier de lancement du projet
• Prépare la charte du projet et le plan de gestion de projet et en obtient l’approbation
• Planifie et communique l’effort de management de projet

Initier et gérer la transition vers une nouvelle phase du projet

Une fois assurée la décision de financer et de poursuivre le projet, le début de toutes les phases ultérieures doit tenir compte des points suivants :

• Les objectifs spécifiques de cette prochaine phase du projet
• Tous les changements organisationnels nécessaires
• La nécessité de reconfirmer ou modifier la charte de projet et le plan de management de projet

Pour ce faire, les plans détaillés du déroulement et des délais, des coûts et des ressources, le registre des risques et potentiellement le bénéfice attendu (de la transaction) doivent être mis à jour. En fonction de la taille et de la complexité du projet, une réunion de lancement est un moyen efficace d’informer l’équipe de projet des plans, des besoins et des objectifs du projet ou de la phase de projet et répartir l’équipe en fonction de la nouvelle phase. Cette réunion ou atelier peut également être utilisé pour définir avec plus de précision l’intégration des tâches, la planification, la répartition des responsabilités et les valeurs du projet.

Mesures

• Organise la gestion du processus de mise en œuvre du projet
• Définit les objectifs et les résultats attendus de la phase suivante
• Gère la transition des phases du projet
• Organise et facilite une réunion de lancement (« Kick-off meeting »)

Aligner la performance du projet avec le plan du projet et prendre des mesures correctives si nécessaire

Le contrôle est basé sur les objectifs du projet, les plans et mandats. Grâce à ce processus de gestion, l’avancement réel du projet ou la performance réelle du projet peuvent être mesurés, comparés à la base de référence et des mesures correctives peuvent éventuellement être prises.

Cet examen est généralement effectué sur la base de contrôles par rapport aux objectifs réétablis, les résultats sont mesurés et les écarts sont corrigés (contrôle diagnostique). Lorsqu’il existe un degré d’incertitude, celui-ci peut être réduit par le feedback et les suggestions des collaborateurs opérationnels ; suggestions qui seront alors adaptées au processus (contrôle interactif ).

Le contrôle et le reporting sont effectués pour la période en cours et comprend une prévision pour un nombre approprié de périodes futures.
Un système intégré de gestion et de reporting de projet couvre tous les objectifs du projet ainsi que les critères de réussite correspondants pour les phases et les exigences pertinentes de toutes les parties prenantes du projet.

Mesures

• Définit les mesures du contrôle de performance
• Décrit les moyens et méthodes applicables aux mesures du contrôle de performance
• Mesure le progrès et la performance
• Planifie et met en œuvre des mesures correctives

Rapport sur l’avancement du projet

Les rapports informent et communiquent au sujet de l’avancement du projet (coût, temps, ressources, opportunités et risques, exceptions, etc.) dans les phases actuelles et antérieures et offrent une prévision pour le développement de la phase actuelle et jusqu’à la fin du projet.

Les comptes-rendus comprennent une communication orale et écrite régulière concernant l’état des lieux et les prévisions, des membres de l’équipe au chef (s) et de ceux-ci aux parties prenantes (y compris aux comités). Les comptes-rendus comprennent également des audits financiers et des révisions du projet.

Si l’individu et / ou les membres de l’équipe sont très expérimentés, les parties prenantes peuvent juger suffisant et acceptable de ne recevoir un rapport que dans des cas exceptionnels. Cela signifie que seuls les événements importants seront signalés et aucune surveillance constante de l’état, ni de mises à jour régulières ne seront effectuées.

Mesures

• Etablit une structure de rapports
• Etablit un rapport d’étape
• Etablit un rapport de prévisions
• Etablit des rapports de transition de phase

Evaluer les changements dans le projet, obtenir des accord et les mettre en œuvre

Des changements sont souvent nécessaires dans un projet en raison de circonstances imprévues. Ainsi, il peut être nécessaire de modifier les spécifications du projet ou les termes du contrat avec des fournisseurs ou des clients. Ces changements doivent être pris en considération dans le contexte original et spécifiés dans les objectifs du contrat de projet. Au début d’un projet, le processus de gestion du changement à adopter doit être agréé avec toutes les parties prenantes. Un processus formel, proactif de gestion du changement qui anticipe les changements éventuels est préférable à un processus qui réagit uniquement lorsque le besoin de changement est évident.

Un changement du contenu ou du périmètre, par exemple un changement de spécifications d’un livrable sera entrepris au moyen d’un processus formel prédéfini. Le processus de changement comprend tout ce qui découle du changement nécessaire, ou de la nouvelle opportunité, ainsi que l’accord concernant la décision qu’une modification est nécessaire et la décision de l’accepter et de l’introduire. Cela vaut pour toutes sortes de modifications. Grâce à la gestion du changement, les modifications sont identifiées, décrites, classées, évaluées, autorisées ou refusées, ainsi que réalisées et vérifiées dans le cadre des accords juridiques ou autres qui ont été passés.

Les modifications peuvent être demandées par toutes les parties. Elles doivent être contrôlées, qu’elles soient proposées ou autorisées, et communiquées correctement à toutes les parties prenantes concernées. La gestion du changement doit prendre en compte les effets directs et indirects sur l’ensemble du projet et de son contexte. L’impact des changements sur les livrables du projet, la configuration, l’échéancier, les coûts, le plan de financement et les risques est déterminé par rapport à la base de référence du projet. Une fois que les changements ont été approuvés, le plan du projet est ajusté en conséquence.

Mesures

• Organise un processus de contrôle des changements
• Etablit une demande de modification et documente celle-ci dans le journal des modifications
• Met en œuvre la modification de périmètre approuvée

Clore et évaluer une phase ou le projet 

Le processus de clôture a lieu après l’achèvement du projet ou d’une phase du projet lorsque les résultats du projet ou de la phase sont disponibles. Chaque phase d’un projet ou sous-projet devrait être officiellement achevée avec une évaluation et la documentation de la phase effectuée. L’individu vérifie si les objectifs ont été atteints et si les attentes des clients ont été satisfaites. Lors de la clôture d’une phase, les propositions concernant les phases suivantes doivent être examinées et les questions exigeant une autorisation, doivent être soumises aux instances compétentes.

Lorsqu’un contrat formel a été signé, les considérations comprennent le transfert des responsabilités de l’entrepreneur au propriétaire du projet, le début de la période de garantie et les sommes finales qui doivent être facturées.

La documentation de la livraison doit être produite et la formation dispensée aux utilisateurs des résultats du projet. Ces éléments sont essentiels pour garantir que les bénéfices de l’investissement fait dans le projet soient réalisés.

Les résultats du projet, les leçons apprises et les connaissances acquises sont évaluées et documentées de sorte qu’ils puissent être utilisés pour améliorer les projets futurs. Les membres de l’équipe de projet sont appelés à de nouvelles tâches et devraient donc être déliés formellement de leurs rôles et responsabilités envers le projet.

Mesures

• Organise le processus de clôture de la phase ou du projet
• Organise et anime un atelier de clôture de la phase ou du projet
• Facilite l’évaluation du projet
• Etablit un rapport de leçons apprises concernant la phase de projet ou le projet