Définition

Cette compétence décrit le « pourquoi » du projet – quels objectifs du projet doivent être atteints, quels bénéfices devraient être réalisés et quelles exigences des parties prenantes doivent être remplies. Ils sont dérivés de la législation, des besoins, des attentes, des exigences et des objectifs stratégiques et organisationnels des parties prenantes.

Objectif

Le but de cette compétence est de permettre à l’individu d’établir la relation entre ce que les parties prenantes veulent atteindre et ce que le projet va accomplir. 

Description

L’individu va se trouver en face de nombreuses définitions pour les buts, les bénéfices, les influences, les exigences, la valeur, les résultats, les effets, et quelles relations existent entre les uns et les autres. Elles présentent toutes des vues différentes du lien entre ce que les parties prenantes veulent atteindre et ce que le projet va livrer. L’individu est conscient de ce fait et, dans le but du projet, définit clairement ce qui est nécessaire afin de répondre aux questions « pourquoi, comment, quoi, quand, qui, où, et pour qui... ».

L’individu va entamer un processus avec toutes les parties prenantes pour arriver à une bonne définition de ce que le projet va réaliser pour elles. Cette définition doit alors obligatoirement être transcrite en livrables sans équivoque et sera alors communiquée aux parties prenantes afin de déterminer et de guider les attentes. Ce processus est mené de manière itérative. Cela amènera des changements dans les attentes des parties prenantes, les résultats et l’impact du projet, ce qui rendra nécessaires des mises à jour régulières. Ce processus sera entamé en début de projet, et sera répété à intervalles réguliers.

La communication, la négociation et les aptitudes analytiques sont cruciales. Afin de parvenir à un équilibre entre les parties prenantes, on utilise fréquemment des ateliers au lieu d’entretiens individuels. Les besoins et les exigences des parties prenantes doivent être suscités et hiérarchisés, définissant clairement ce que le projet aura à réaliser, et pour quelles raisons.

Indicateurs clés de compétence

Définir et développer la hiérarchie des objectifs du projet

Chaque projet est lancé en raison des besoins et des objectifs de l’organisation. Les buts du projet sont dérivés de ces objectifs organisationnels : énoncés de niveau supérieurs qui fournissent la base et le contexte global de ce que le projet cherche à atteindre. Sur la base de ces objectifs plutôt généraux, d’autres objectifs du projet sont dérivés à leur tour. Ces derniers peuvent être groupés en trois catégories :

• Les objectifs de niveau plus profond décrivent les produits et les résultats tangibles spécifiques que le projet livrera. Cette hiérarchie des objectifs est influencée et déterminée la fois par des facteurs contextuels et par des éléments tels que les besoins et les exigences spécifiques des parties prenantes.
• Les objectifs de processus déterminés, grâce auxquels les résultats du projet doivent tre atteints, dans les limites de risques acceptables, les délais et le budget convenus
• Une troisième catégorie d’objectifs couvre les effets secondaires positifs potentiels (bénéfices indirects). Les exemples incluent l’acquisition de nouvelles connaissances, le enforcement des relations et l’expérience avec la sous-traitance.

Mesures

• Etablit la relation entre les objectifs de l’organisation et du projet
• Etablit la relation entre les objectifs stratégiques et opérationnels du projet
• Définit une hiérarchie des objectifs du projet
• Explique la pertinence et le contenu de la hiérarchie des objectifs  

Identifier et analyser les besoins et les exigences des parties prenantes du projet

Être compétent pour identifier les besoins et les exigences des parties prenantes exige la connaissance et la communication avec l’organisation permanente et les principaux groupes de parties prenantes, y compris les clients et les utilisateurs finaux. Les besoins et les attentes ne coïncident pas toujours avec les exigences formulées explicitement ; souvent les besoins ne sont pas formulés, par exemple, parce qu’ils sont évidents, non conscients, ou cachés. Dans la mesure du possible, les besoins doivent être explicites et être traduits en exigences. Ces exigences doivent être analysées, par exemple, en utilisant des techniques d’analyse de la valeur.

Mesures

• Connaît la différence entre les besoins, les attentes et les exigences
• Identifie et documente les besoins et exigences des parties prenantes
• Etablit les structures de traçabilité pour pouvoir relier les livrables aux exigences
• Analyse les besoins et exigences des parties prenantes 

Hiérarchiser et décider des exigences et des critères d’acceptation

Après analyse, les exigences doivent être hiérarchisées. Les priorités sont déterminées par le donneur d’ordre (mandant ou maître d’ouvrage), les cadres supérieurs ou les clients externes. Les méthodes pour documenter les exigences doivent être définies ; par exemple, un cahier des charges qui peut être plus ou moins détaillé ou un carnet de commandes de produits contenant des témoignages d’utilisateurs. Les exigences doivent être transposées dans les critères d’acceptation avec lesquels les livrables seront vérifiés.

Mesures

• Hiérarchise les besoins et les exigences des parties prenantes
• Documente et accepte les besoins et les exigences des parties prenantes
• Prend en charge et supervise la transposition des besoins en critères d’acceptation