Definition

«Ressourcen» umfasst Personal, Know-how, Anlagen, Ausrüstungen, Materialien, Infrastruktur, Werkzeuge und andere Vermögenswerte, die zur zielgerichteten Durchführung der Tätigkeiten im Projekt erforderlich sind. Die Kompetenz umfasst Definition, Beschaffung, Kontrolle und Entwicklung von Ressourcen. Dazu gehören auch die Festlegung einer Strategie zur Beschaffung und Nutzung der Ressourcen, die Optimierung der Ressourcennutzung angesichts der zeitlichen und finanziellen Rahmenbedingungen sowie deren kontinuierliche Überwachung und Kontrolle.

Zweck

Die Kompetenz «Ressourcen» versetzt den Einzelnen in die Lage, sicherzustellen, dass die benötigten Ressourcen verfügbar sind und nach Bedarf zugewiesen werden, um die Ziele zu erreichen.

Beschreibung

Um seine Ziele zu erreichen, benötigt ein Projekt Ressourcen. Das Ressourcenmanagement besteht darin, geeignete Massnahmen zu treffen, um diese Ressourcen zu definieren und zu beschaffen. Die Zuweisung von Ressourcen muss in der Planungsphase vorbereitet und im Laufe des gesamten Projektlebenszyklus regelmässig überwacht und angepasst werden.

Der Einzelne stellt sicher, dass das Personal über die notwendigen Kompetenzen verfügt und die geeigneten Informationen, Instrumente und Schulungen erhalten hat, um die zugewiesenen Aufgaben erfolgreich zu bewältigen. Da die Bedürfnisse und Verfügbarkeiten von Ressourcen aus kontrollierbaren oder nicht beherrschbaren Gründen ständigen Änderungen unterworfen sind, ist die Mittelbeschaffung ein kontinuierlicher bzw. regelmässiger Prozess.

Im Rahmen von Projekten muss der Einzelne oftmals mit der Stammorganisation oder externen Dienstleistern verhandeln, um die benötigten Ressourcen zu erhalten. Dabei können im Zusammenhang mit der Verfügbarkeit Konflikte auftreten, die auf unerwartete Ereignisse, wie Mittelknappheit, Leistungseinschränkungen, Ausrüstungsdefekte, Wetter, Arbeiterunruhen usw. zurückzuführen sind. Infolge dieser Ereignisse kann eine Umstrukturierung der Aktivitäten und der in die aktuellen und künftigen Tätigkeiten eingebundenen Ressourcen erforderlich sein, insbesondere, wenn kritische Aktivitäten von diesen Ereignissen betroffen sind. Daher sind Massnahmen einzuleiten, um solche unerwarteten Ereignisse zu identifizieren, und um sicherzustellen, dass die erforderlichen Anpassungen so früh wie möglich vorgenommen werden.

Kompetenzindikatoren

Strategische Ressourcenplanung entwickeln, um die Projektergebnisse liefern zu können

In der strategischen Ressourcenplanung ist festgelegt, wer für welchen Teil der Ressourcendefinition, -zuweisung, -entwicklung, -verteilung und -freigabe verantwortlich ist. Die Verantwortlichkeiten können beim Programmmanager (wenn das Projekt Teil des Programms ist), bei den einzelnen Organisationen, bei den Ressourcenmanagern oder bei den Projekten selber liegen. Die strategische Ressourcenplanung muss mit der Zeitplanung abgeglichen werden. Der Einzelne arbeitet dazu einen Plan aus, organisiert und bewertet diesen und passt ihn bei Bedarf an Änderungen an.

Messgrössen

• Ermittelt auf der Grundlage der Ressourcenplanung die für das Projekt erforderlichen Ressourcen
• Legt die Bezugsbasis für bestehende und beantragte Ressourcen fest
• Überprüft und analysiert die Ressourcenkapazität der Organisation und ermittelt Trends
• Koordiniert mit der jeweiligen Organisation oder den Portfoliomanagement-Prozessen

Qualität und Menge der benötigten Ressourcen definieren

Der Einzelne muss die Ressourcen (Typ, Menge und Qualität) identifizieren, die benötigt werden, um die Projektergebnisse erfolgreich zu erbringen. Ressourcen umfassen Personal, Expertise, Anlagen, Ausrüstungen, Materialien, Infrastruktur, Tools, nicht-finanzielle Mittel oder Dienstleistungen. Nach der Identifizierung dieser Ressourcenbedürfnisse wird eine ausführlichere Analyse vorgenommen, um festzulegen, wann die Ressourcen verfügbar sein müssen, und in welcher Qualität und Menge sie benötigt werden. Daraus können ein oder mehrere ausführliche operative Ressourcenpläne hervorgehen.

Messgrössen

• Beschreibt die für das Projekt benötigten Ressourcen
• Erstellt auf der Grundlage einer ausführlichen Projektplanung eine Ressourcenplanung
• Definiert Menge und Qualität der benötigten Ressourcen

Potenzielle Ressourcenquellen identifizieren und ihre Beschaffung verhandeln 

Nach der Festlegung der benötigten Ressourcen müssen die entsprechenden Ressourcenlieferanten identifiziert werden. Die Ressourcen können von den Organisationen oder von gewerblichen Parteien bezogen werden. Viele Organisationen stellen Beschaffungsrichtlinien bereit, die eingehalten werden müssen. Insbesondere, wenn Make-or-Buy-Entscheidungen getroffen werden müssen, ist der Einzelne auf formelle und informelle Netzwerke angewiesen. Dabei sind umfassende Kenntnisse über die Organisation sowie ein breiter Überblick über die Ressourcenmärkte erforderlich, um Beschaffungsalternativen zu ermitteln.

Die Beschaffung externer Ressourcen unterscheidet sich erheblich von der Zuweisung interner Ressourcen. Während die Beschaffung interner Ressourcen lediglich eine Frage der Verfügbarkeit und Qualität ist, müssen auch die Kosten für externe Ressourcen verhandelt werden.

Messgrössen

• Trifft Make-or-Buy-Entscheidungen
• Schafft und evaluiert Beschaffungsalternativen
• Definiert eine Beschaffungsstrategie
• Setzt sich mit Ressourcenlieferanten in Verbindung
• Verhandelt die Verfügbarkeit von Ressourcen

Ressourcen gemäss dem festgelegten Bedarf zuweisen und verteilen

Die Zuweisung von Ressourcen besteht darin, Ressourcen an spezifische Teilprojekte, Arbeitspakete oder Tätigkeiten zu verteilen. Dadurch wird die Überwachung, Kontrolle und Verwaltung der Ressourcen, ihrer Ergebnisse und der damit verbundenen Kosten ermöglicht. Die Zuweisung von Ressourcen ist eng mit der Zeitplanung verbunden. Änderungen der Zeitplanung und der Verfügbarkeit oder Qualität von Ressourcen stehen oftmals zueinander in Wechselbeziehung. Bei der Zuweisung von Personal sind gewisse Besonderheiten, wie die Produktivität oder die Lerngeschwindigkeit, zu berücksichtigen, die zwischen Einzelnen unterschiedlich ausfallen können.

Vertraglich festgelegte Ressourcen müssen innerhalb des Projekts je nach Bedarf und gemäss der strategischen Ressourcenplanung verteilt werden. Dabei müssen die Bestimmungen, denen die vertraglich vereinbarten Ressourcen unterliegen, eingehalten werden. Wenn Ressourcenbedürfnisse miteinander in Konflikt geraten, muss der Einzelne alle Optionen berücksichtigen und die günstigste Methode ermitteln, um diesen auf Prioritäten, Dringlichkeit oder anderen Kriterien beruhenden Bedürfnissen zu begegnen. Es müssen Massnahmen zur Überbrückung von Ressourcenknappheit entwickelt und eingeleitet werden. 

Der Einzelne muss dazu in der Lage sein, die Ressourcenverteilung zu organisieren und bei Bedarf anzupassen. Dies gilt nicht nur für die Ressourcen, für welche der Einzelne direkt verantwortlich ist, sondern auch für Ressourcen mit einer kritischen Bedeutung für die Erbringung von anderen Leistungen, welche ausserhalb des Projekts liegen.

Messgrössen

• Setzt die Ressourcen mit der Projektstruktur in Beziehung
• Erstellt Terminpläne bzw. Aufgabenlisten für Ressourcen
• Vermittelt in ressourcenbezogenen Konflikten

Ressourcenverbrauch evaluieren und erforderliche Korrekturmassnahmen ergreifen

Alle relevanten Ressourcenparameter und -indikatoren müssen überwacht werden, um die angemessene Nutzung der Ressourcen zu gewährleisten. Die Ressourcenbewertung setzt die Anwendung einer systematischen Vorgehensweise zur Herleitung von Produktivitätszahlen voraus. Bei Bedarf sollte der Einzelne korrektive Massnahmen einleiten. Im Falle einer Über- oder Unterschätzung müssen neue Zuweisungen geprüft werden.

Darüber hinaus sollte der Einzelne regelmässig die Qualität und Verfügbarkeit zugewiesener Ressourcen bewerten. Im Falle externer Ressourcen können Absprachen mit Lieferanten und anderen Auftragnehmern erforderlich sein, um die Ressource zu optimieren oder auszutauschen. Gegebenenfalls muss die Leistung des Personals verbessert werden. In diesem Fall benötigen diese Personen Entwicklung, Coaching und spezifische Trainingsmassnahmen. Dies sollte mit den Ressourcenlieferanten verhandelt und koordiniert werden.

Der Einzelne ist für die Zuweisung und Neuzuweisung kritischer Ressourcen zuständig.

Messgrössen

• Definiert eine systematische Vorgehensweise, um den Ressourcenverbrauch zu bewerten
• Ermöglicht die Förderung von Kompetenzen/Fertigkeiten
• Weist mit den entsprechenden Teammitgliedern und ihrem Linienmanagement auf eine Kompetenzknappheit hin