Definition

«Ablauf und Termine» umfasst die Identifizierung und Strukturierung aller Elemente eines Projekts in zeitlicher Reihenfolge, um die Durchführung sicherzustellen und sie zu optimieren.

Zweck

Die Kompetenz «Ablauf und Termine» versetzt den Einzelnen in die Lage, alle Aktivitäten, die für die Lieferung der vereinbarten Ergebnisse des Projekts notwendig sind, in eine zeitliche Abfolge zu bringen, zu optimieren, zu überwachen und zu steuern.

Beschreibung

Das Ziel der Zeitplanung ist es, zu bestimmen, welche Vorgänge wann ausgeführt werden müssen, um die Durchführung des Projekts zu optimieren. Projekte umfassen normalerweise Vorgänge, Arbeitspakete oder Phasen. Diese Vorgänge müssen analysiert und in eine zeitliche Abfolge gebracht werden, ihre Dauer muss geschätzt und in einem Ablaufplan dargestellt werden. Sie werden Personen oder Teams zugewiesen, damit sie in optimaler Reihenfolge ausgeführt werden.

Ablauf und Termine deckt auch die Überwachung von Varianzen und Abweichungen ab. Abweichungen bei der Ausführung des Ablauf- und Terminplans, entweder verursacht durch externe Einflüsse (Änderungen der Lieferobjekte, Anforderungen, Ressourcen- oder Geldknappheit usw.) oder interne Einflüsse (z.B. spätere, oder nicht den Anforderungen entsprechende Lieferungen) können eine neue Terminplanung erforderlich machen. Der Ablauf- und Terminplan sollte in regelmässigen Abständen mit der Bezugsbasis verglichen und wenn nötig angepasst werden.

Bei iterativer Planung kann der Ablauf- und Terminplan in Zeitfenster mit einer bestimmten Länge eingeteilt werden. Bei jeder Iteration kann eine bestimmte Abfolge von Vorgängen (z.B. Design, Durchführung, Test und Einführung) definiert werden. Die allgemeine Projektplanung konzentriert sich dann auf die Zahl der Iterationen und anderer Vorgänge (z.B. Vorbereitung, Überwachung usw.). Wenn Unsicherheit bezüglich des benötigten Zeitrahmens für eine bestimmte Phase oder Tätigkeit besteht, sollte ein Zeitpuffer oder Spielraum in den Ablauf- und Terminplan eingefügt werden.

Kompetenzindikatoren

Aktivitäten definieren, die nötig sind, um das Projekt (ab)liefern zu können

Auf Basis der Analyse der Lieferobjekte und/oder Anforderungen, im Optimalfall durch einen Projektstrukturplan, werden die Aktivitäten definiert, die nötig sind, um die vereinbarten Ergebnisse zu erreichen. Bei einer iterativen Planung konzentriert sich der Einzelne nur auf die Aktivitäten, die nötig sind, um die vereinbarten Lieferobjekte der aktuellen Iteration zu erzielen.

Messgrössen

• Definiert die Aktivitäten für die Realisierung der Projektergebnisse
• Leitet Aktivitäten aus den Arbeitspaketen ab

Arbeitsaufwand und Dauer von Aktivitäten festlegen

Für jede Aktivität wird der notwendige Arbeitsaufwand und die Dauer bestimmt. Dazu muss auch bestimmt werden, welche Ressourcen und Kompetenzen in welcher Menge für die jeweilige Aktivität benötigt werden. Wenn mehrere Ressourcen (sowohl materiell wie personell) verfügbar sind, muss ein Gleichgewicht zwischen Qualität, Kosten und Liefergeschwindigkeit gefunden werden. Dieses Gleichgewicht ist abhängig von den Erfolgskriterien und von den Anforderungen des Projekts.

Messgrössen

• Bestimmt den Arbeitsaufwand und die Dauer von Aktivitäten
• Identifiziert die zur Durchführung einer Aktivität benötigten Arten von Ressourcen
• Identifiziert und entscheidet zwischen verschiedenen Ressourcenoptionen

Vorgehensweise für Termine und Phasen respektive Sprints festlegen 

Abhängig vom gewählten Ansatz für das Projekt (z.B. Wasserfall-Modell oder iterative Planung) muss eine Entscheidung über Anzahl, Inhalt, Länge und Lieferobjekte der Stufen (oder Phasen) getroffen werden. Die Auswahl eines bestimmten Pfads hängt sehr stark von den Besonderheiten des Projekts ab – Erfolgskriterien und Anforderungen, Richtlinien in der Organisation und weitere kontextuelle Faktoren, Unsicherheit, usw. Grössere Unsicherheiten können zum Beispiel kürzere Phasen zur Folge haben.

Messgrössen

• Kennt unterschiedliche Planungstechniken
• Wählt die passenden Planungstechniken aus
• Legt entsprechende Phasen gegebenenfalls Sprints fest
• Kennt die Auswirkungen von Unsicherheit auf die Planung und weiss, was zu tun ist, um die Auswirkungen zu minimieren

Abfolge der Projektaktivitäten bestimmen und einen Ablauf- und Terminplan erstellen

Viele Vorgänge hängen von der Verfügbarkeit oder der bereits erfolgten Realisierung anderer Arbeitspakete oder Aktivitäten ab. Auf Basis dieser bekannten Abhängigkeiten und der kalkulierten Dauer der einzelnen Vorgänge kann eine Grafik zum Ablauf der Aktivitäten definiert werden. Daraus kann der kritische Pfad berechnet werden. Dieser kritische Pfad kann durch die Verfügbarkeit von Ressourcen beeinflusst werden. Der Vorgang der Nivellierung kann die Ressourcenzuweisung in der Planungsphase optimieren und kann den kritischen Pfad beeinflussen.

Messgrössen

• Legt die zeitliche Abfolge der Projektaktivitäten fest
• Bestimmt die Abhängigkeiten und wechselseitigen Beziehungen
• Berechnet den kritischen Pfad
• Gleicht die Ressourcenauslastung mit dem Ressoucenbedarf des Projektplans ab

Fortschritt anhand des Terminplans überwachen und notwendige Anpassungen vornehmen

Sobald die Planung abgeschlossen ist und die Aktivitäten aufgenommen werden, sollten Kontrollsysteme (wie z.B. Systeme zur Zeiterfassung und Besprechungen der Fortschritte) eingerichtet sein. Unterschiedliche Methoden, wie z.B. die Fertigstellungswertanalyse, können eingesetzt werden, um den realisierten Fortschritt mit der Bezugsbasis zu vergleichen.

Ein Projektplan kann zahlreichen Störungen unterliegen, die Anpassungen notwendig machen. Diese können aus unterschiedlichen Quellen stammen (Änderungen bei den Lieferobjekten oder den Anforderungen, Ressourcen- oder Geldknappheit oder verspätete oder nicht den Anforderungen entsprechende Lieferungen) und eine neue Planung erforderlich machen. Der Ablauf- und Terminplan sollte in regelmässigen Abständen mit der Bezugsbasis verglichen und wenn nötig angepasst werden.

Messgrössen

• Weiss, wann und wie unterschiedliche Systeme der Terminsteuerung eingesetzt werden
• Passt die Planung als Reaktion auf verschiedene Arten von Störungen an
• Vergleicht den Fortschritt und den Earned Value mit den Planwerten